Fair Partner Oy yhteystietorekisteriin kerätään tietoa messuosastoja tilaavista asiakkaista, potentiaalisten asiakkaista sekä yhteistyökumppaneista. Noudatamme EU:n tietosuoja-asetusta ja käsittelemme tietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
Rekisteriseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
1. Rekisterinpitäjä
Fair Partner Oy
Yhteystiedot:
Sorronrinne 10
08500 Lohja
Y-tunnus: 2836984-6
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Katja Juvankoski
044 3757 114
katja.juvankoski@fairpartner.fi
2. Rekisteröidyt
Asiakkaat, potentiaaliset asiakkaat ja yhteistyökumppanit
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
- Asiakassuhteen perusteella kerätyt tiedot
- Asiakkaan verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta lähettämät tiedot
- Julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta ja messuluetteloista kerätyt tiedot
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Palveluista tiedottaminen
- Palvelujen/tilausten tilastointi
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot:
- Yrityksen nimi
- Henkilön nimi
- Tehtävänimike
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Asiakastiedot:
- Tiedot tarjotuista ja tilatuista palveluista
- Asiakaspalautteet
- Tiedot messuosallistumisista
- Tilattuihin ja tarjottuihin palveluihin liittyvä dokumentaatio
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada alla listatut tiedot hänestä rekisteriin tallennetuista tiedoista. Tietopyynnöt tulee osoittaa rekisterin ylläpitäjälle.
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
- Asiakkaalta itseltään verkkosivujen kautta lähetetyn yhteydenottolomakkeen kautta
- Julkisista lähteistä kuten messujen näytteilleasettajalistoilta, netissä julkaistuista yritysluetteloista ja yritysten omilta verkkosivuilta
- www.fairpartner.fi sivuilla vierailleiden osalta yrityksen nimi ip-osoitteiden perusteella, henkilötiedot julkisista lähteistä
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Fair Partner ei pääsääntöisesti luovuta rekisteriin tallennettuja tietoja yrityksen ulkopuolisille tahoille.
Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia:
- Visma Solutions Oy
- Azet Insight
- Squarespace
8. Käsittelyn kesto
Fair Partner Oy:n rekisterissa henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakkuus on voimassa tai henkilön edustama yritys käyttää messu-, tapahtuma- ja toimitilasuunnittelun palveluja. Sähköpostimarkkinoinnin yhteydessä henkilö voi itse poistua markkinointilistaltamme, jokaisesta lähettämästämme markkinointikirjeestä löytyvän linkin kautta.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Asiakasrekisteriä käsittelevät vain Fair Partner Oy:n työntekijät. Tietoja pääsevät näkemään myös projekti- ja taloushallintojärjestelmän toimittaja sekä tilitoimisto.
Rekisteriä käsittelevät työntekijät sekä ulkopuoliset palveluntarjoajat ovat sitoutuneet käsittelemään tietoja hyvän tietojenhallintatavan sekä voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.